It-freelancerin kirjanpito: Miten se kannattaa hoitaa?

Kirjanpidosta puhuttaessa ei ole ihme, jos pelkkä ajatus nostaa hien pintaan ja saa stressitasot koholle. Pitääkö kirjanpito opetella ja hoitaa kokonaan itse? Mitä kirjanpito sisältää? Kuinka valita sopiva kirjanpitäjä?

Ei kuitenkaan syytä huoleen, sillä tästä artikkelista löydät parhaat vinkkimme juuri it-freelancerille soveltuvan kirjanpidon järjestämiseen mahdollisimman mutkattomasti.

Lisää tukea kirjanpidon kiemuroihin saat myös kuuntelemalla podcast-jaksomme it-freelancerin kirjanpito

Freelancerina kirjanpito pysyy suhteellisen yksinkertaisena, mutta kannattaako se hoitaa kokonaan itse? Meidän mielestämme ei, ellei sinulla ole jo kokemusta ja ammattitaitoa kirjanpidosta. Kirjanpitoa itse tehdessä syntyy ylimääräistä vaivaa, ja otat samalla suuren riskin virheille.

Asiaa kannattaa lähestyä peilaamalla kuluja oman työtunnin hintaan. Usein freelancerille on halvempaa maksaa kirjanpitäjästä kuin käyttää muutama tunti kirjanpitotyöhön itse. Asianmukainen kirjanpito on osakeyhtiöyrittäjän lakisääteinen velvollisuus, joten se kannattaa tehdä kunnolla heti ensimmäisellä kerralla.

Mitä it-freelancerin kirjanpito sisältää?

Juokseva kirjanpito

Kirjanpidon osalta eniten freelancerin arjessa näkyy juokseva kirjanpito. Juoksevaan kirjanpitoon kuuluu liiketapahtumien, eli käytännössä liiketoiminnan tulojen ja menojen sekä niiden tositteiden kirjaaminen yhtiön kaksinkertaiseen kirjanpitoon. Tässä työnjako on usein seuraavanlainen: freelancer toimittaa kuukausittain tositteet kirjanpitäjälle, joka tekee niiden pohjalta kirjaukset yhtiön juoksevan kirjanpitoon.

Jokaista yhtiön kirjanpidon kirjausta vasten tulisi lähtökohtaisesti löytyä tosite. Tositteet siis todentavat kirjanpidosta löytyvät tapahtumat. Tositteita ovat esimerkiksi kuitit, myynti- ja ostolaskut ja vuokrasopimukset.

Yrittäjällä on juoksevan kirjanpitoaineistostaan säilytysvastuu 6–10 vuotta (tositteista kuusi vuotta).

Palkanmaksu

Freelancer maksaa yleensä itselleen palkkaa yhtiöstään. Osakeyhtiön palkanmaksuun liittyvät palkan laskeminen, maksaminen, tilitykset ja ilmoitukset eri tahoille sekä palkkalaskelman toimittaminen.

Freelancerin ei ole järkeä huolehtia palkanmaksuun liittyvistä yksityiskohdista itse. Hyvä vaihtoehto on käyttää palvelua, joka hoitaa tämän puolestasi. Näitä ovat esimerkiksi palkka.fi sekä palkkaus.fi. Palvelun käyttö on helppoa, ja kulut ovat kymmenen euron luokkaa per palkanmaksu.

Palkanmaksun aineisto täytyy toimittaa kirjanpitäjälle muun aineiston joukossa. Se toimii tositteena palkanmaksuun liittyville kirjauksille juoksevassa kirjanpidossa.

Kirjanpitäjälle ulkoistettavat lakisääteiset asiat

Seuraavat asiat liittyvät olennaisesti kirjanpitoon mutta ovat sellaisia, joita freelancerin ei ole välttämätöntä ymmärtää itse perin pohjin. Nämä tehtävät vaativat juoksevan kirjanpidon laatimiseen verrattuna syvempää osaamista kirjanpidosta.

Arvonlisäveroilmoitus tehdään liikevaihdosta riippuen joko kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Tällöin maksetaan arvonlisäverot, jotka muodostuvat tositteiden pohjalta, kun myyntien ja ostojen sisältämät alvit tasataan. Kirjanpitäjäsi ilmoittaa verot, sinä maksat ne.

Tilinpäätös sisältää ajankohtaisen tiedon yrityksen myynnistä, tuloksesta sekä varallisuudesta. Kirjanpitäjä laatii tilinpäätöksen ja se tehdään edellisen tilikauden ajalta sen päätyttyä. Freelancerin tilikausi on yleensä kalenterivuosi. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen sekä näitä täydentävät liitetiedot.

Tilinpäätöksen yhteydessä tehdään myös tuloveroilmoitus, jonka pohjalta yritys maksaa liiketoiminnan voittoon pohjautuvaa yhteisöveroa.

Tilinpäätös on muodoltaan varsin virallinen. Sen yhteyteen täytyy myös liittää pöytäkirjoja (hallitus, yhtiökokous), joista kannattaa ehdottomasti konsultoida omaa kirjanpitäjää.

Miten valitsen oikean kirjanpitäjän?

Palveluntarjoajia on erilaisia: suuria, keskikokoisia ja pieniä tilitoimistoja sekä yksinyrittäjä esimerkiksi toiminimellä toimivia kirjanpitäjiä. Kokemuksemme mukaan suuret tilitoimistot eivät pysty olemaan tarpeeksi kilpailukykyisiä pienille toimijoille, joten freelancer voi jättää ne vertailussaan pois heti alussa.

Tärkeimpiä vertailtavia ominaisuuksia kirjanpitäjien välillä ovat palvelukokemus, hinnoittelu, taloushallinnon järjestelmät sekä konsultaatio.

Palvelukokemus

Oma kokemuksemme asiasta on, että pienemmillä tilitoimistoilla ja yksinyrittäjillä palvelu on usein henkilökohtaisempaa ja asiakkaan tarpeisiin paremmin räätälöityä. Toisaalta pienen toimijan riskit liittyvät vahvasti henkilöityneeseen kirjanpitoon: kuka hoitaa kirjanpidon ja velvollisuudet jos yksinyrittäjänä toimiva kirjanpitäjä jää yllättäen sairaslomalle?

Hinnoittelu

Kirjanpidon hinnoittelua tehdään yleensä joko kiinteällä tai tuntiperusteisella hinnoittelulla. Sekä kiinteästä että tuntiperusteisesta mallista saattaa lisäksi löytyä kiinteitä listahintoja, esimerkiksi tilinpäätökselle tai ilmoituksille. On kirjanpitäjästä riippuvaa, mistä kaikesta sinua laskutetaan.

Pienemmän palveluntarjoajan kanssa on usein helpompi neuvotella kustannustehokas hinnoittelu it-freelancerin tarpeisiin. Tuntihinnoittelulla pääsee todennäköisesti edullisemmin kuin kiinteällä hinnoittelulla, varsinkin jos kirjanpito on yksinkertainen ja pienikokoinen. Kiinteän hinnoittelun etuna on, että kulut ovat tiedossa etukäteen.

Taloushallinnon järjestelmät

Sähköinen taloushallinto on monelle tärkeä seikka palveluntarjoajan valitsemisessa. Taloushallinnon järjestelmä, kuten Procountor tai Netvisor, on kuin kirjanpitoa ylläpitävä toiminnanohjausjärjestelmä, jossa kirjanpitäjä sekä freelancer tekevät kumpikin omia toimenpiteitään kirjanpidon laatimiseksi.

Sähköisellä taloushallinnolla tositteiden toimittaminen, säilytys ja hallinta on helpompaa. Verkkolaskutuksen avulla voit lähettää sekä vastaanottaa laskut sähköisessä muodossa. Tämän lisäksi järjestelmän avulla saat helposti kirjanpitoon liittyvät raportit, joista voit katsoa esimerkiksi tuloslaskelman tai taseen nykytilan. Taloushallinnon järjestelmät maksavat joitakin kymppejä, mutta vähentävät freelancerin sekä kirjanpitäjän manuaalista työtä sekä virheiden riskiä.

Konsultaatio

Osaavalta kirjanpitäjältä saat konsultaatiota verotukseen ja varojen nostamiseen yhtiöstä. Kirjanpitäjä osaa esimerkiksi kertoa kuinka nostat järkevästi osinkoja ja ansiotuloa yhtiöstä. Selvitä kirjanpitoa hankkiessa yleisen konsultaation hinta.